[rev_slider_vc alias=”Castle”]

Castle Craig Nederland houdt grip op declaraties met GGZMentor

Elke zorgorganisatie heeft er dagelijks mee te maken: de complexe registratie- en declaratieprocessen van geleverde zorg. Fouten in het zorgregistratieproces kunnen leiden tot onvolledige en onjuiste declaraties. Correcties achteraf verspillen tijd en verhogen de administratieve druk. Zorgverzekeraars hebben ook nog eens het recht om foutief gedeclareerde zorg tot drie jaar na dato nog terug te vorderen. Verrassingen die elke zorgorganisatie wil voorkomen. Verslavingszorginstelling Castle Craig weet hoe dat kan.

“GGZMentor verbetert de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van onze processen en controles kosten minder tijd.”

Sandra Jiawan, Controller bij Castle Craig

Castle Craig heeft een kliniek in Schotland. En biedt in Nederland dagbehandeling en ambulante zorg aan mensen om te herstellen van hun verslaving. Zoals alle zorgaanbieders moet ook Castle Craig voldoen aan strenge eisen die de Nza en zorgverzekeraars stellen aan de volledigheid van dossiers om te kunnen declareren. Controller Sandra Jiawan vertelt: “Voldoen we aan één voorwaarde niet, bijvoorbeeld een verwijsbrief tijdig beschikbaar stellen, dan wordt onze declaratie afgekeurd. En krijgen we niet betaald voor de behandeling die we geven. We gingen op zoek naar een systeem om de beheersbaarheid van ons declaratieproces te vergroten.”

FOUTGEVOELIG PROCES

Dat was zeker nodig, bevestigt Ferd-Jan van Kemenade, behandelaar en teamleider van de vestiging Amsterdam. “Voorheen verzorgde ons secretariaat de controles op volledigheid en juistheid van behandelplannen en dossiers. Ontbrak er iets? Dan stelden zij behandelaars daarvan via e-mail op de hoogte. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. Er glipt toch makkelijk wat doorheen. Bovendien was de informatie nooit direct beschikbaar.” Jiawan voerde als controller ook veel controles uit. Allemaal handmatig. “Best tijdrovend, vooral omdat informatie in veel verschillende systemen staat. En je loopt eigenlijk altijd achter de feiten aan.” Dit maakte dat de organisatie een zware administratieve last en registratiedruk ervoer.

Castle Craig zocht een systeem om de versnipperde data te bundelen, de volledigheid van dossiers automatisch te controleren én behandelaars meteen inzicht te geven in informatie die in een behandelplan of dossier ontbrak, zodat zij direct actie kunnen ondernemen. De keus viel op GGZMentor, de door Reports ontwikkelde oplossing op basis van SAS Visual Analytics.

VERANDERENDE EISEN

Jiawan is enthousiast over de begeleiding van de Reports-consultants in het implementatietraject. “Zij hamerden erop dat het belangrijk is dat wij zelf de software kunnen wijzigen. Wet- en regelgeving verandert immers frequent, en ook businesseisen kunnen veranderen. Het is dan handig dat wij de software daar zelf op kunnen aanpassen.” Jiawan twijfelde nog wel even of zij dat zou kunnen leren, maar toen ze eenmaal ‘aan de knoppen’ zat, was die onzekerheid snel verdwenen. “Zelf queries en controleregels bouwen is eenvoudiger dan ik dacht. Mijn collega en ik doen dat samen en we hebben er echt lol in. Ik snap nu waarom het zo belangrijk is dat wij niet afhankelijk zijn van een consultant op het moment dat we rapportages of controle-overzichten willen wijzigen. Het feit dat ik dat nu zelf kan doen, is een groot voordeel. Vooral omdat wij niet goed uit de voeten kunnen met standaardrapportages voor de GGZ. Wij hebben echt behoefte aan maatwerk, omdat onze processen te veel afwijken van de gemiddelde GGZ-zorg. Maatwerk maken we nu zelf.
Geweldig!”

Als behandelaar en teamleider vindt Van Kemenade vooral de gebruiksvriendelijkheid van de software een groot voordeel. “Je logt in op de website en ziet direct jouw actuele overzichten. Kennis van de applicatie is niet nodig, het wijst zich allemaal vanzelf. GGZMentor is een echte self-service oplossing: als gebruiker maak je zelf de rapporten die je nodig hebt, zonder hulp van een IT-consultant. De complexiteit zit aan de achterkant, daar merk je als gebruiker niets van.” Met complexiteit bedoelt Van Kemenade vooral veelzijdigheid. “Je kunt het pakket precies zo inrichten als je wilt. Dat is een groot pluspunt.”

RISICO'S BEHEERSEN

In zijn dagelijkse werk profiteert Van Kemenade van dagelijks actuele informatie. “Iedere ochtend kijk ik eerst naar GGZMentor. Ik bekijk de caseload en zie meteen of alle dossiers compleet zijn: is er een verwijsbrief? Voldoet het behandelplan aan alle eisen? Ik zie elke dag de caseload van ons team en weet welke behandelaar welke taken gaat uitvoeren. In mijn werk als hulpverlener ervaar ik veel rust omdat ik weet dat al mijn behandelplannen op orde zijn. De DBC’s kloppen nu gewoon, alle essentiële informatie is aanwezig. Terwijl er voorheen, ondanks de handmatige controles, toch wel eens iets doorheen slipte.” Jiawan ziet dat ook. “We zijn nu in staat om de risico’s op het gebied van declaraties te beheersen en tot een minimum te beperken. De meeste controles vinden nu automatisch plaats, er zijn nog maar een paar handmatige controles nodig. In mijn werk scheelt me dat enorm veel tijd.” Ze ziet dat behandelaars blij zijn met de dagelijkse informatie. “Vroeger kregen behandelaars eens in de twee of drie weken een overzicht van welke informatie er in hun behandelplannen ontbrak. Het aanvullen van die plannen is niet hun kerntaak, de meesten vinden het een vervelende klus. Nu behandelaars dagelijks zien welke informatie er ontbreekt en ze die meteen aanvullen, ervaren ze een veel lagere administratieve last.”

SNELLER REAGEREN

Reports GGZMentor bundelt alle informatie over behandelplannen, DBC’s en caseload in één systeem. Dashboards laten aan zowel managers als behandelaars zien hoe het ervoor staat. “We kunnen nu veel sneller reageren omdat we altijd over actuele informatie beschikken”, besluit Jiawan. “De kans dat een zorgverzekeraar een declaratie afkeurt hebben we geminimaliseerd. Het systeem controleert elke dag of we alle verplichte registraties hebben gedaan. Kortom, dankzij Reports en SAS Visual Analytics is de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van onze processen verbeterd, terwijl de controles ons tegelijkertijd minder tijd kosten. We boeken dus winst op meerdere fronten.”