[rev_slider_vc alias=”Klimmendaal”]

Revalidatiespecialisten Klimmendaal sturen behandelproces beter met SAS Visual Analytics

RMC Groot Klimmendaal wilde managers voorzien van meer stuurinformatie zodat zij sneller kunnen inspelen op de dagelijkse praktijk. De implementatie van SAS Visual Analytics door Reports leidde tot nieuw elan in de organisatie.

“We spelen nu korter op de bal. Zowel als het gaat om behandelresultaat als om financieel resultaat.”

Maarten Zuurmond, Controller bij RMC Groot Klimmendaal

 

Klimmendaal levert revalidatiezorg aan kinderen en volwassenen in de regio Arnhem. In de organisatie staat de cliënt centraal. En dat wil Klimmendaal vooral zo houden. Maar duurzame zorg kun je alleen bieden vanuit een financieel gezonde organisatie. Dat realiseerde controller bij RMC Groot Klimmendaal Maarten Zuurmond zich ook. Hij wilde graag dat afdelingsmanagers, naast hun focus op het leveren van de beste revalidatiezorg aan cliënten, ook oog zouden krijgen voor de bedrijfsvoering. Hij startte een project om de informatievoorziening te verbeteren.

Zuurmond: “We willen beter sturen op het behandelproces, zowel op de financiële als op de niet-financiële aspecten. Daarnaast is er de wens om de uitkomsten van het behandelproces nauwgezetter te monitoren, én meer inzicht te krijgen in de DBC’s: hoever zijn we in onze DBC? Hoeveel uren kunnen we nog inzetten?” Dat betekent dat de sturing op alle onderliggende factoren ook moet worden verbeterd. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van personeel, ziekteverzuim en diverse financiële aspecten.

DATA-ONTSLUITING

Een belangrijk onderdeel van het traject was het ontsluiten van de onderliggende databases. De informatie in de dashboards komt uit verschillende systemen: het EPD, het financiële systeem, het HR-systeem. Zuurmond: “Al die systemen hadden andere datamodellen. De consultant van Reports heeft ons goed geholpen om de bronsystemen op de juiste manier te koppelen.”

Eén van de informatiebronnen is de informatie die Klimmendaal terugkrijgt van de grouper, het landelijke toetsingsinstrument voor de DBC’s. Alle zorginstellingen sturen hun verrichtingen naar de grouper en krijgen terug welke DBC ze kunnen declareren bij de zorgverzekeraar. Zuurmond: “Voorheen zat er vrij veel vertraging in dat proces, waardoor managers niet direct konden bijsturen als we te veel of te weinig uren zorg leverden. Nu hebben we een dag na de verrichting al inzicht in de stand van de DBC. Door dat actuele inzicht kunnen managers en behandelaars direct actie ondernemen als een DBC uit de pas loopt.”

SAMEN KPI'S BENOEMEN

Om helder te krijgen welke informatie nodig is om beter te sturen, organiseerde Zuurmond drie workshops met alle managers. In die sessies benoemden zij samen prestatie-indicatoren die bepalend zijn voor het financiële en behandeltechnische resultaat van Klimmendaal. Met hulp van een consultant van Reports vertaalde Klimmendaal deze informatiebehoefte naar een serie dashboards. De wens van managers was om niet alleen op hoofdlijnen inzicht te hebben, maar ook te kunnen doorklikken naar meer detailinformatie.

“We zochten de combinatie van inzicht in één oogopslag en diepgang in één dashboard.” Een van de thema’s waar Zuurmond en de consultant lang bij stilstonden was het visualiseren van alle informatie. “SAS Visual Analytics biedt daarvoor een keur aan mogelijkheden. Wij vonden het heel belangrijk dat managers direct zien hoe ze ervoor staan. Hoe toegankelijker we de informatie presenteren, hoe beter.”

.

HOGE BETROKKENHEID

Inmiddels werkt Klimmendaal enkele maanden met de dashboards in SAS Visual Analytics. Met groot succes. Zuurmond: “Managers hebben de tool omarmd. Ze voelen zich nu veel meer betrokken bij de bedrijfsvoering omdat ze iedere dag kunnen zien hoe we ervoor staan. Presteren we goed of slecht op een prestatie- indicator? Dan is ook direct te zien waardoor dat komt. Je kunt namelijk overal op doorklikken. Je kunt in de onderliggende databronnen kijken en op zoek gaan naar de oorzaak.”

 

De betrokkenheid van managers blijkt ook uit het feit dat ze kritische vragen stellen. Dat is nieuw voor Zuurmond. “Als ik vroeger rapporten stuurde, kreeg ik nauwelijks feedback. Nu komen afdelingsmanagers ineens met vragen als: waar komt deze informatie vandaan? Klopt dit cijfer wel? Maar ook: als we dit kunnen, kunnen we dit of dit dan óók inzichtelijk maken?” Dit zorgt voor een nieuwe spirit in de organisatie. Een spirit om de beste behandeling voor de cliënt te combineren met een financieel gezonde bedrijfsvoering, zodat Klimmendaal die goede zorg ook duurzaam kan blijven leveren. “We spelen nu korter op de bal. Zowel als het gaat om behandelresultaat als om financieel resultaat.”